Penerapan Sistem Informasi dalam Manajemen suatu Organisasi

Sistem informasi digunakan untuk mendukung operasi-operasi manajemen yang dilakukan oleh suatu organisasi. Operasi-operasi manajemen terdiri dari beberapa tahap, yaitu perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengendalian.
Tahap perencanaan adalah tahap awal dari suatu operasi dalam manajemen suatu organisasi. Dalam tahap ini, organisasi tersebut merumuskan segala sesuatu tentang operasi yang akan dilakukannya, diantaranya adalah : nama operasi, jenis operasi, tujuan operasi, metode operasi, dll.
Tahap berikutnya yaitu tahap pengorganisasian. Dalam tahap ini, organisasi merencanakan teknis pelaksanaan operasi yang akan dilakukan, pembiayaan, sumber daya yang dibutuhkan, penjadwalan, dll. Dalam beberapa literatur, tahap pengorganisasian ini dimasukkan dalam tahap perencanaan.
Selanjutnya adalah tahap pelaksanaan. Dalam tahap ini semua rencana operasi dan pengorganisasian yang sudah direncanakan dapat dilaksanakan. Semua kegiatan yang terkait dengan pelaksanaan operasi dicatat, disimpan, dan diorganisasikan untuk keperluan evaluasi hasil operasi.
Tahap yang terakhir adalah tahap pengendalian. Dalam tahap ini kegiatan yang dilakukan adalah melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan operasi, apakah operasi yang berjalan sesuai dengan rencana atau tidak. Hasil pelaksanaan operasi dilaporkan untuk keperluan evaluasi dan pengambilan keputusan berikutnya.
Peranan sistem informasi dalam mendukung operasi dalam suatu organisasi adalah untuk mencatat, menyimpan, dan mengorganisasikan semua data yang terkait dengan operasi tersebut, serta mengolah data-data tersebut menjadi informasi yang dapat dilaporkan pada pihak-pihak yang membutuhkannya.
Selain itu dalam suatu organisasi terdapat tiga tingkatan manajemen, yaitu manajemen tingkat bawah, menengah, dan tingkat atas. Manajemen tingkat bawah menangani masalah-masalah transaksi dan membuat laporan rutin. Sistem informasi yang digunakan dalam tingkatan manajemen ini adalah sistem pemrosesan transaksi. Sistem pemrosesan transaksi ini hanya dapat melakukan pencatatan dan penyimpanan transaksi-transaksi yang terjadi, dan membuat laporan sehubungan dengan transasksi-transaksi tersebut.
Manajemen tingkat menengah mengangani masalah-masalah yang memerlukan pengambilan keputusan dalam suatu bagian / departemen dalam organisasi tersebut. Sistem informasi yang digunakan dalam tingkatan manajemen ini adalah sistem informasi manajemen. Sistem informasi manajemen ini tidak dapat digunakan untuk entry data transaksi, karena untuk keperluan ini sudah dilakukan oleh sistem pemrosesan transaksi. Sistem informasi manajemen dibekali dengan berbagai kemampuan untuk mengolah data-data transaksi sehingga dapat menghasilkan laporan-laporan yang berisi informasi untuk mendukung dalam pengambilan keputusan.
Manajemen tingkat atas menangani masalah-masalah strategis secara menyeluruh yang melibatkan berbagai departemen yang ada dalam organisasi tersebut. Sistem informasi yang digunakan dalam tingkatan manajemen ini adalah sistem informasi eksekutif. Sistem informasi eksekutif diberi hak untuk mengakses informasi-informasi yang ada pada semua departemen dalam organisasi tersebut, sehingga dengan informasi-informasi tersebut manajemen tingkat atas dapat mengambil keputusan dengan tepat.
Contoh kasus pada penerapan sistem informasi dalam suatu organisasi adalah penggunaan sistem informasi dalam organisasi pondok pesantren. Organisasi pondok pesantren tentunya mempunyai tingkatan-tingkatan manajemen. Mulai dari staf-staf administrasi, para kepala bagian, hingga pengasuh pondok pesantren.
Manajemen tingkat bawah menggunakan sistem pemrosesan transaksi untuk membantu kegiatannya. Sistem pemrosesan transaksi dalam organisasi pondok pesantren ada banyak macamnya, diantaranya adalah sistem pencatatan santri baru, pencatatan pembayaran syahariyah, pencatatan kegiatan pendidikan, dll.
Manajemen tingkat menengah menggunakan sistem informasi manajemen untuk membantu kegiatannya. Sistem informasi manajemen juga ada banyak macamnya, sedikitnya dalam setiap departemen ada satu macam sistem informasi manajemen. Sistem informasi manajemen digunakan untuk menghasilkan laporan-laporan yang berisi informasi untuk mendukung dalam pengambilan keputusan. Sebagai contoh sistem informasi manajemen kepegawaian yang menghasilkan laporan-laporan informasi kepegawaian yang dapat digunakan untuk mengambil keputusan karir seorang pegawai, penetapan gaji, dll.
Manajemen tingkat atas menggunakan sistem informasi eksekutif untuk membantu kegiatannya. Sistem informasi eksekutif dapat mengakses informasi yang ada pada setiap sistem informasi manajemen sehingga informasi yang disajikan lengkap. Dengan informasi yang lengkap pengasuh pondok pesantren dapat mengambil keputusan untuk mengembangkan pondok pesantrennya supaya menjadi lebih baik.
Kemudian semua sistem informasi tersebut dipadukan dalam suatu sistem informasi perusahaan (Enterprise Information System).

Read More...

Pengantar Sistem Informasi Manajemen

Definisi sistem 

• Menurut Gordon B. Davis:
Sistem adalah seperangkat unsur-unsur yang terdiri dari manusia, alat, konsep dan prosedur yang dihimpun menjadi satu untuk maksud dan tujuan bersama.
• Menurut Raymond Mc. Leod:
Sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan

Karakteristik Sistem
1. Components (Komponen)
2. Boundary (Batasan Sistem)
3. Enviroments(Lingkungan Luar Sistem)
4. Interface (Penghubung Sistem)
5. Input (Masukan)
6. Output (Keluaran)
7. Proses (Pengolahan Sistem)
8. Objectives & Goal (Sasaran & Tujuan Sistem)



o Komponen / elemen (component)
Suatu sistem terdiri dari komponen yang saling berinteraksi , artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen - komponen dari suatu sistem biasanya dikenal dengan subsistem.
Subsistem ini mempunyai sifat-sifat dari sistem itu sendiri dalam menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.
Suatu sistem juga mempunyai sistem yang lebih besar yang dikenal dengan Suprasistem.
Contoh :
Jika suatu perusahaan dipandang sebagai suatu sistem , maka industri akan dipandang sebagai Suprasistem.


o Batas Sistem (boundary)
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem yang satu dengan sistem lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Dengan adanya batas sistem ini maka sistem dapat membentuk suatu kesatuan, karena dengan batas sistem ini fungsi dan tugas dari subsistem yang satu dengan lainnya berbeda tetapi tetap saling berinteraksi. Dengan kata lain batas sistem ini merupakan ruang lingkup atau scope dari sistem / subsistem itu sendiri.
Contoh :
Sistem Keuangan - Sistem Akuntansi
- Kasir
- Administrasi Keuangan
- Personalia

o Lingkungan Luar Sistem (Environment)
Segala sesuatu diluar dari batas sistem yg mempengaruhi operasi dari suatu sistem disebut Lingkungan luar sistem (environment). Lingkungan luar sistem ini dapat bersifat menguntungkan atau merugikan.
Lingkungan luar yang bersifat menguntungkan harus dipelihara dan dijaga agar tidak hilang pengaruhnya , sedangkan lingkungan yang bersifat merugikan harus dimusnahkan dan dikendalikan agar tidak mengganggu operasi dari sistem.

o Penghubung Sistem (Interface)
Penghubung Sistem merupakan suatu media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya untuk membentuk satu kesatuan, sehingga sumber-sumber daya mengalir dari subsistem yang satu ke subsistem lainnya. Dengan kata lain melalui penghubung ini output dari suatu subsistem akan menjadi input sari subsistem lainnya.

o Masukan (Input)
Energi yang dimasukkan ke dalam suatu sistem disebut INPUT. Masukan ini dapat berupa : - Masukan Perawatan (Maintenance Input)
Yaitu energi yang dimasukkan supaya sistem itu dapat beroperasi.
Contoh : Program untuk mengoperasikan komputer.
- Masukan Sinyal (signal input)
Yaitu energi yang diproses untuk diperolehnya suatu keluaran.
Contoh : Data

o Pengolah (Process)
Suatu sistem mempunyai bagian pengolah yang akan mengubah input menjadi output.
Contoh : - CPU pada komputer
- Bagian produksi yang mengubah bahan baku menjadi barang jadi.
- Bagian akuntansi yang mengolah data transaksi menjadi laporan - laporan Keuangan.

o Keluaran (Output)
Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah. Keluaran ini dapat diklasifikasikan sebagai :
- Keluaran yang berguna
Contoh : Informasi yang dikeluarkan oleh komputer
- Keluaran yang tidak berguna yang dikenal sebagai sisa pembuangan
Contoh : panas yang dikeluarkan oleh komputer.

o Sasaran sistem (Objective) dan Tujuan sistem (Goal)
Setiap sistem pasti mempunyai tujuan ataupun sasaran yang mempengaruhi input yang dibutuhkan dan output yang akan dihasilkan. Dengan kata lain, suatu sistem akan dikatakan berhasil kalau pengoperasian sistem itu mengenai sasaran atau tujuannya.

CONTOH APLIKASI :
A. Sistem Penerimaan Mahasiswa Baru
1.Komponen
-Calon Mahasiswa
-Front office
-Surat Keterangan Lulus
-Ijasah SMU
2.Boundary (Batasan System) : Pendaftaran mahasiswa baru 2007-2008 di BSI
3.Environment (lingkungan Luar System) : BAAK & BAU
4.Interface (Penghubung Sistem)
-Calon mahasiswa mendaftar ke BSI
-BAAK memberikan respon memberikan penjelasan kuliah, dsb
5.Input (Masukan)
-Ijasah SMU
-Surat Keterangan Lulus
-Formulir
6.Output (Keluaran)
-Nomor Induk Mahasiswa
-Surat Penerimaan Mahasiswa
7.Proses (Pengolahan Sistem)
-Calon mahasiswa meminta penjelasan tentang perkuliahan
-BAAK memberikan penjelasan tentang perkuliahan dan memberikan formulir pendaftaran kosong ke calon mahasiswa
-Calon mahasiswa mendaftar menjadi mahasiswa dengan mengisi formulir
-BAAK mencatat dan mengentri informasi dari formulir yang telah diisi
-BAAK memberikan Nomor induk mahasiswa
8.Objective & Goal (Sasaran & Tujuan Sistem)
-Mahasiswa dapatr mengetahui informasi perkuliahan di BSI
-Mahasiswa dapat masuk sebagai mahasiswa BSI

KLASIFIKASI SISTEM

Suatu sistem dapat diklasifikasikan sebagai:
o Sistem ABSTRAK (Abstract system )
Sistem ini merupakan sistem yang tidak tampak secara fisik, karena hanya berupa pemikiran atau ide-ide.
Contoh : Sistem Teologia yang merupakan suatu sistem yang menggambarkan hubungan Tuhan dengan manusia.
o Sistem FISIK (Physical system)
Sistem fisik merupakan sistem yang tampak secara fisik sehingga setiap mahluk dapat melihatnya.
Contoh : Sistem Komputer
Sistem Akuntansi
Sistem Produksi

o Sistem ALAMIAH (Natural system)
Sistem alamiah ini adalah sistem yang terjadi dari proses - proses alam dalam arti tidak dibuat oleh manusia.
Contoh : Sistem Geologi : sungai, pegunungan
Sistem Solar : galaxy, tata surya

o Sistem buatan manusia (Human made system)
Sistem ini merupakan sistem yg dirancang & didisain oleh manusia.
Contoh : Sistem Informasi - manusia - komputer
Man - machine system / human-machine system
Interaksi antara manusia dan mesin

o Sistem Deterministik (Deterministic System )
Sistem yg beroperasi dengan tingkah laku yg dapat diramalkan disebut sistem
deterministik . Interaksi antar tiap-tiap bagian dapat dideteksi, sehingga outputnya juga dapat diramalkan.
Contoh : Sistem Komputer

o Sistem Tak Tentu (Probabilistic System )
Sistem ini adalah sistem dimana kondisi masa depannya tak dapat diramalkan karena mengandung probabilitas.
Contoh : Sistem Manusia

o Sistem Tertutup (closed system)
Sistem tertutup adalah sistem yang tidak berhubungan dan tidak dipengaruhi oleh
lingkungan luarnya. Sebenarnya didunia ini tidak ada sistem yg benar-benar tertutup.
Yang ada hanyalah sistem yang secara relatif tertutup (relatively closed system )

o Sistem Terbuka (open system)
Sistem ini kebalikan dari sistem tertutup, karena sistem terbuka adalah sistem yg berhubungan dan dipengaruhi oleh lingkungannya. Oleh sebab itu sistem ini harus mempunyai suatu sistem pengendalian (control system) yang baik, agar yg masuk
hanya pengaruh - pengaruh yang baik saja.
Contoh : sistem kebudayaan Indonesia

Teknologi Informasi (TI) : istilah kontemporer yang menggambarkan kombinasi dari teknologi komputer (hardware dansoftware) dengan teknologi telekomunikasi (data, image, jaringan, dan suara).

Definisi organisasi : kumpulan orang-orang yang mempunyai tujuan tertentu, contoh : perusahaan, himpunan.

Definisi bisnis : sistem organisasi yang mempunyai input berupaeconomic resources yang ditransformasikan oleh berbagai proses organisasi menjadi barang dan jasa (output).

Perbedaan data dan informasi :

·         Data : sekumpulan fakta tentang suatu obyek atau kejadian. Contoh : fakta tentang organisasi dan transaksi bisnisnya. Setiap data item mempunyai arti dan berguna bagi organisasi tersebut, contoh : data penjualan

·         Informasi : data yang telah diolah sehingga menjadi bentuk yang berguna bagi pengguna untuk mengambil keputusan atau tindakan.

PENGENALAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Banyak para ahli yang memberikan pengertian atas sistem informasi manajemen ini. Sebelum lebih jauh

terlebih dahulu akan dijelaskan beberapa hal sebagai berikut :

1. Sistem

Gordon B. Davis menyatakan bahwa sistem dapat berupa abstrak dan fisis. Sistem yang abstak

adalah susunan yang teratur dari gagasan atau konsepsi yang salng bergantung. Sistem yang

bersifat fisis adalah serangkaian unsur yang bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan.

Sebagai contoh dari sistem dari sistem yang bersifat fisis ini adalah siste angkutan, sistem sekolah

dan sebagainya.

Norman L. Enger menyatakan bahwa suatu sisten terdir atas kegiatan yang berhubungan guna

mencapai tujuan perusahaan seperti pengendalian inventaris atau penjadwalan produksi.

Burch dan Starter menyatakan bahwa suatu sistem dapat dirumuskan sebagai setiap kumpulan

bagian atau subsistem yang disatukan, yang dirancang untuk mencapai suatu tujuan.

Prof. Dr. Mr. S. Prajudi Atmosudirdjo menyatakan bahwa sistem adalah setiap sesuatu yang terdiri

atas obyek, unsur, atao komponen yang bertata kait dan bertata hubungan satu sama lain

sedemikian rupa sehingga unsur tersebut merupakan suatu kesatuan pemrosesan atau pengolahan

yang tertentu.

Richard A. Johnson, Fremont E. Kast dan James E. Rosenzweig menyatakan bahwa suatu sistem

adalah suatu kebuatan atau keseluruhan yang kompleks atau terorganisir yang membentuk suatu

keseluruhan yang utuh.

2. Subsistem

Sub merarti cabang atau bagian, sehingga subsistem dapat diartikan sebagai bagian dari sistem.

3. Data

Data merupakan jamak dari datum yang berarti kenyataan atau catatan.

4. Informasi

Informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting dan mempunyai nilai

yang nyata.

5. Manajemen

Secara singkat dapat diartikan sebagai suatu proses penggunakan sumberdaya yang ada untuk

mencapai tujuan tertentu.

6. Sistem Informasi Manajemen

Menurut Burt Scanlan dan J. Bernard Keys, sistem informasi manajemen adalah suatu sistem formal

mengenai hal melaporkan, menggolongkan dan menyebarkan informasi kepda orang yang tepat

dalam suatu organisasi.

Menurut Ensiklopedia administrasi, sistem informasi manajemen merupakan keseluruhan jaringan

informasi yang ditujukan kepada pimpinan untuk keperluan pelaksanaan fungsinya, khususnya dalam hal pembuatan keputusa yang tepat.

Sumber : http://acakacik.blogspot.com

Read More...