Penerapan Sistem Informasi dalam Manajemen suatu Organisasi

Sistem informasi digunakan untuk mendukung operasi-operasi manajemen yang dilakukan oleh suatu organisasi. Operasi-operasi manajemen terdiri dari beberapa tahap, yaitu perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengendalian.
Tahap perencanaan adalah tahap awal dari suatu operasi dalam manajemen suatu organisasi. Dalam tahap ini, organisasi tersebut merumuskan segala sesuatu tentang operasi yang akan dilakukannya, diantaranya adalah : nama operasi, jenis operasi, tujuan operasi, metode operasi, dll.
Tahap berikutnya yaitu tahap pengorganisasian. Dalam tahap ini, organisasi merencanakan teknis pelaksanaan operasi yang akan dilakukan, pembiayaan, sumber daya yang dibutuhkan, penjadwalan, dll. Dalam beberapa literatur, tahap pengorganisasian ini dimasukkan dalam tahap perencanaan.
Selanjutnya adalah tahap pelaksanaan. Dalam tahap ini semua rencana operasi dan pengorganisasian yang sudah direncanakan dapat dilaksanakan. Semua kegiatan yang terkait dengan pelaksanaan operasi dicatat, disimpan, dan diorganisasikan untuk keperluan evaluasi hasil operasi.
Tahap yang terakhir adalah tahap pengendalian. Dalam tahap ini kegiatan yang dilakukan adalah melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan operasi, apakah operasi yang berjalan sesuai dengan rencana atau tidak. Hasil pelaksanaan operasi dilaporkan untuk keperluan evaluasi dan pengambilan keputusan berikutnya.
Peranan sistem informasi dalam mendukung operasi dalam suatu organisasi adalah untuk mencatat, menyimpan, dan mengorganisasikan semua data yang terkait dengan operasi tersebut, serta mengolah data-data tersebut menjadi informasi yang dapat dilaporkan pada pihak-pihak yang membutuhkannya.
Selain itu dalam suatu organisasi terdapat tiga tingkatan manajemen, yaitu manajemen tingkat bawah, menengah, dan tingkat atas. Manajemen tingkat bawah menangani masalah-masalah transaksi dan membuat laporan rutin. Sistem informasi yang digunakan dalam tingkatan manajemen ini adalah sistem pemrosesan transaksi. Sistem pemrosesan transaksi ini hanya dapat melakukan pencatatan dan penyimpanan transaksi-transaksi yang terjadi, dan membuat laporan sehubungan dengan transasksi-transaksi tersebut.
Manajemen tingkat menengah mengangani masalah-masalah yang memerlukan pengambilan keputusan dalam suatu bagian / departemen dalam organisasi tersebut. Sistem informasi yang digunakan dalam tingkatan manajemen ini adalah sistem informasi manajemen. Sistem informasi manajemen ini tidak dapat digunakan untuk entry data transaksi, karena untuk keperluan ini sudah dilakukan oleh sistem pemrosesan transaksi. Sistem informasi manajemen dibekali dengan berbagai kemampuan untuk mengolah data-data transaksi sehingga dapat menghasilkan laporan-laporan yang berisi informasi untuk mendukung dalam pengambilan keputusan.
Manajemen tingkat atas menangani masalah-masalah strategis secara menyeluruh yang melibatkan berbagai departemen yang ada dalam organisasi tersebut. Sistem informasi yang digunakan dalam tingkatan manajemen ini adalah sistem informasi eksekutif. Sistem informasi eksekutif diberi hak untuk mengakses informasi-informasi yang ada pada semua departemen dalam organisasi tersebut, sehingga dengan informasi-informasi tersebut manajemen tingkat atas dapat mengambil keputusan dengan tepat.
Contoh kasus pada penerapan sistem informasi dalam suatu organisasi adalah penggunaan sistem informasi dalam organisasi pondok pesantren. Organisasi pondok pesantren tentunya mempunyai tingkatan-tingkatan manajemen. Mulai dari staf-staf administrasi, para kepala bagian, hingga pengasuh pondok pesantren.
Manajemen tingkat bawah menggunakan sistem pemrosesan transaksi untuk membantu kegiatannya. Sistem pemrosesan transaksi dalam organisasi pondok pesantren ada banyak macamnya, diantaranya adalah sistem pencatatan santri baru, pencatatan pembayaran syahariyah, pencatatan kegiatan pendidikan, dll.
Manajemen tingkat menengah menggunakan sistem informasi manajemen untuk membantu kegiatannya. Sistem informasi manajemen juga ada banyak macamnya, sedikitnya dalam setiap departemen ada satu macam sistem informasi manajemen. Sistem informasi manajemen digunakan untuk menghasilkan laporan-laporan yang berisi informasi untuk mendukung dalam pengambilan keputusan. Sebagai contoh sistem informasi manajemen kepegawaian yang menghasilkan laporan-laporan informasi kepegawaian yang dapat digunakan untuk mengambil keputusan karir seorang pegawai, penetapan gaji, dll.
Manajemen tingkat atas menggunakan sistem informasi eksekutif untuk membantu kegiatannya. Sistem informasi eksekutif dapat mengakses informasi yang ada pada setiap sistem informasi manajemen sehingga informasi yang disajikan lengkap. Dengan informasi yang lengkap pengasuh pondok pesantren dapat mengambil keputusan untuk mengembangkan pondok pesantrennya supaya menjadi lebih baik.
Kemudian semua sistem informasi tersebut dipadukan dalam suatu sistem informasi perusahaan (Enterprise Information System).